Trois outils gratuits pour les dirigeants de TPE et les petites équipes qui veulent chiffrer leurs notes de frais avant de rembourser ou de trancher : le montant des indemnités kilométriques à partir de la distance parcourue et du barème par tranches, le temps et le coût réellement absorbés chaque année par le tableur de notes de frais, et la comparaison entre un remboursement des repas au réel et un forfait repas. Tout se calcule dans votre navigateur, sans inscription et sans envoi de données.
Distance par déplacement, nombre de déplacements et coefficients du barème par tranche : le calculateur affiche l'indemnité annuelle, le montant moyen par déplacement et le coût moyen au kilomètre, majoration électrique comprise.
Ouvrir l'outilNombre de personnes, justificatifs par mois, minutes de saisie, de validation et de ressaisie comptable, coût horaire et tickets perdus : l'estimateur chiffre les heures et les euros absorbés chaque année par le traitement manuel des notes de frais.
Ouvrir l'outilNombre de repas, prix moyen, forfait envisagé, TVA récupérable et temps de traitement des justificatifs : le comparateur ramène chaque option à un coût mensuel pour l'entreprise et calcule le prix de repas à partir duquel le forfait devient moins cher.
Ouvrir l'outilCe guide s'adresse aux dirigeants de TPE, aux responsables de petites équipes et aux personnes qui, dans une structure de deux à trente personnes, se retrouvent à gérer les notes de frais sans service comptable dédié. Il couvre l'ensemble du parcours : ce qu'est une dépense remboursable, les justificatifs à conserver, la rédaction d'une politique de frais, le calcul des indemnités kilométriques, le circuit de validation, la récupération de la TVA, la préparation pour le comptable et le choix de l'outil. Chaque partie renvoie vers un article ou un outil qui approfondit le point traité.
Lire le guideBeaucoup de petites équipes gèrent encore leurs notes de frais dans un tableur partagé, avec une colonne par dépense et des justificatifs envoyés à part par email. Defrayo remplace cette organisation par une saisie photo et un circuit de validation intégré. Ce comparatif regarde les deux méthodes sans parti pris, selon la taille de l'équipe, le volume de justificatifs et le temps que chacun peut y consacrer.
Lire le comparatifCertaines petites équipes remplissent encore une fiche papier à la fin du mois, tickets agrafés en annexe, avant de tout remettre au responsable ou au comptable. Ce comparatif met cette méthode manuelle face à Defrayo, sur des critères concrets : conservation des justificatifs, rapidité du remboursement et travail restant à la charge de la comptabilité.
Lire le comparatifBeaucoup de logiciels de gestion généralistes proposent un module de notes de frais parmi d'autres fonctions, facturation, paie ou suivi de projet. Defrayo fait le choix inverse : un outil concentré uniquement sur les frais professionnels. Ce comparatif regarde ce que chaque approche apporte, sans écarter l'une ni l'autre par principe.
Lire le comparatifUne liste de contrôle en cinq étapes pour la personne qui engage la dépense et pour celle qui valide, du ticket photographié jusqu'au dossier prêt pour le comptable.
Ouvrir le modèleUn état de frais à remplir à la main pour une période donnée, avec le détail des dépenses, le calcul des kilomètres, la déclaration de la personne et les signatures de validation.
Ouvrir le modèleRetrouver ses justificatifs, calculer ses indemnités kilométriques et préparer un export propre pour le comptable : ce que Defrayo apporte aux dirigeants de TPE.
Voir la pageValider les notes de frais sans relancer chacun, fiabiliser les indemnités kilométriques et fluidifier l'export comptable avec Defrayo.
Voir la pagePhotographier un justificatif entre deux rendez-vous, suivre ses indemnités kilométriques et éviter d'avancer trop longtemps avec Defrayo.
Voir la pageCe glossaire rassemble les termes que rencontrent les dirigeants de TPE, les responsables de petites équipes et les personnes qui préparent ou valident des notes de frais : justificatifs, indemnités kilométriques, forfait repas, TVA récupérable, export comptable. Chaque définition reste courte et concrète, avec un renvoi vers l'article ou l'outil qui approfondit le sujet, pour parler le même langage que votre comptable.
Ouvrir le glossaireToutes les questions posées sur Defrayo et leurs réponses, regroupées par sujet, avec un lien vers la page qui détaille chacune.
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