Quand un salarié déjeune en déplacement, l'entreprise peut rembourser la dépense réelle sur justificatif ou verser une indemnité forfaitaire fixée par sa politique de frais. Le réel permet de récupérer la TVA quand une facture est fournie, mais chaque ticket demande un traitement ; le forfait simplifie tout, mais se paie même si le repas a coûté moins. Renseignez vos volumes et vos montants : le comparateur affiche le coût mensuel de chaque option et le prix de repas où les deux s'équilibrent.
Le comparateur ramène chaque option à un coût unitaire par repas, puis le multiplie par le nombre de repas mensuels de l'équipe. Pour le remboursement au réel, l'entreprise paie le prix TTC du repas, mais récupère la TVA sur la part des repas accompagnés d'une facture en règle : la fraction récupérée est le taux de TVA rapporté au prix TTC, multipliée par cette part. Elle supporte en plus le temps de traitement de chaque justificatif, converti en euros grâce au coût horaire chargé. Pour le forfait, le coût est simplement le montant versé par repas : aucune TVA n'est récupérable, puisqu'il n'y a pas de facture au nom de l'entreprise, et le temps de traitement est compté pour zéro : la ligne se déclare sans pièce à contrôler, en quelques secondes. Le seuil d'équilibre est le prix moyen de repas pour lequel les deux coûts unitaires sont égaux : en dessous, le réel est moins cher ; au-dessus, le forfait l'emporte.
Le résultat est un coût pour l'entreprise, pas une réponse réglementaire. Le forfait suppose une situation de déplacement réelle et documentée, et son exonération de cotisations dépend d'une limite publiée par l'Urssaf qui évolue : un forfait supérieur à cette limite peut être traité différemment, ce que l'outil ne calcule pas. La situation d'un dirigeant non salarié obéit à ses propres règles. Côté équipe, le forfait est perçu comme un avantage par ceux qui dépensent moins et comme une perte par ceux qui dépensent plus : votre politique de frais doit dire clairement quelle option s'applique et dans quelles situations. Le temps de déclaration d'un forfait, compté pour zéro, n'est jamais tout à fait nul : si vos validations restent longues, ajoutez-le mentalement au coût du forfait. Les valeurs par défaut sont des ordres de grandeur, à remplacer par vos chiffres et à vérifier avec votre comptable avant de généraliser l'une ou l'autre option.
Réel ou forfait, l'option retenue doit figurer dans votre politique de frais, avec les situations concernées et les justificatifs attendus, pour éviter les discussions au cas par cas.
Defrayo classe chaque repas par catégorie, renseigne la TVA à partir du justificatif photographié et applique les règles de votre politique de frais.
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