Le tableur de notes de frais semble gratuit, mais il consomme du temps à chaque étape : le collaborateur ressaisit ses tickets, le responsable vérifie et valide, le comptable contrôle et reporte. Indiquez la taille de votre équipe, le volume de justificatifs et le temps passé à chaque étape : l'estimateur additionne les heures par mois et par an, les convertit en euros à partir d'un coût horaire, et estime la valeur des justificatifs qui s'égarent en route.
L'estimateur suit le parcours d'un justificatif dans une petite entreprise qui gère ses frais au tableur. Chaque pièce est d'abord saisie par la personne qui a engagé la dépense : retrouver le ticket, l'inscrire dans le tableau, refaire le total. Chaque note mensuelle est ensuite contrôlée par un responsable, avec les allers-retours qu'entraînent une ligne douteuse ou une pièce manquante. Enfin, chaque justificatif est vérifié et enregistré en comptabilité, en interne ou par le cabinet, qui facture ce temps. L'outil multiplie le nombre de justificatifs mensuels de l'équipe par le temps de saisie et de ressaisie, ajoute le temps de validation par personne, puis convertit le total en heures par mois, en heures par an et en jours de sept heures. Le coût annuel est obtenu en multipliant les heures par un coût horaire chargé moyen que vous fixez.
Le résultat ne compte que le temps direct de traitement. Il ignore les effets indirects, souvent plus coûteux : la TVA non récupérée faute de facture, les erreurs d'addition et de catégorie découvertes à la clôture, les remboursements qui traînent et agacent l'équipe, les honoraires supplémentaires quand le comptable doit reconstituer un mois entier. Le coût horaire proposé est un ordre de grandeur : une équipe de commerciaux ou un dirigeant qui saisit lui-même ses frais le soir n'ont pas le même coût d'opportunité. La part de justificatifs égarés est également une hypothèse : comptez aussi les tickets refusés parce qu'illisibles. Utilisez ce chiffre comme une base de discussion, par exemple face au prix annuel d'un outil, en gardant à l'esprit qu'aucun outil ne ramène ce temps à zéro.
Chronométrez un mois réel de saisie, de validation et de comptabilité avant de fixer les temps : les valeurs par défaut décrivent une petite équipe type, pas la vôtre.
Defrayo remplace la saisie au tableur par une photo, présente chaque note prête à valider et exporte le tout pour votre comptable.
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