Un dirigeant de très petite entreprise gère souvent ses notes de frais lui-même, en plus de la vente, de la production et du reste. Defrayo prend en charge la saisie par photo, le calcul des indemnités kilométriques et l'export comptable, pour que cette tâche reste une formalité plutôt qu'une corvée reportée de semaine en semaine.
Quand la saisie des frais attend la fin du mois, elle devient une session longue et fastidieuse, avec des tickets parfois déjà illisibles. Photographier chaque justificatif au moment de la dépense, comme le permet Defrayo, répartit cette charge sur tout le mois au lieu de la concentrer en une seule fois, ce qui évite aussi de perdre des justificatifs en cours de route.
Ce réflexe change surtout la nature de la tâche : quelques secondes après chaque dépense, plutôt qu'une heure entière retrouvée difficilement un dimanche soir. Un dirigeant qui gère seul son activité gagne ainsi un temps qu'il peut consacrer à ses clients plutôt qu'à trier des tickets froissés.
Un dirigeant qui se déplace chez ses clients doit appliquer un barème kilométrique par tranches, propre à la puissance de son véhicule. Le calculateur d'indemnités kilométriques permet de vérifier rapidement un montant, et Defrayo applique ensuite ce calcul automatiquement à chaque trajet déclaré.
Sans cet automatisme, chaque déplacement demande de rechercher la bonne tranche, le bon coefficient et de refaire le calcul à la main, une démarche facilement oubliée ou approximée quand l'activité laisse peu de temps disponible pour ce type de vérification.
Une note de frais mal tenue se traduit souvent par des allers-retours avec le cabinet comptable au moment de la clôture. Préparer ses notes de frais pour la comptabilité en amont, avec des justificatifs classés et un export complet, réduit ces échanges et le temps que le comptable facture pour y remédier.
Un export daté et complet, transmis dès la clôture du mois plutôt qu'au dernier moment avant la déclaration, laisse aussi plus de marge au comptable pour signaler une anomalie avant qu'elle ne devienne difficile à corriger.
Une facture correctement conservée permet parfois de récupérer la TVA sur certaines dépenses, ce qu'un ticket égaré ou incomplet rend impossible. La TVA récupérable sur les notes de frais mérite une attention particulière dès la prise du justificatif, pas seulement au moment de la déclaration.
Demander systématiquement une facture plutôt qu'un simple ticket, quand la dépense le permet, devient une habitude facile à prendre une fois que le justificatif est photographié et conservé automatiquement, sans classement supplémentaire à gérer soi-même.
Un dirigeant qui suit ses frais dans sa tête ou dans un carnet perd facilement la vision globale de ce qui a été dépensé, remboursé ou reste en attente. Voir en un coup d'œil les notes validées et celles qui attendent une action évite les oublis, sans avoir à tenir un tableau de bord supplémentaire à jour.
Defrayo simplifie les notes de frais des TPE et des petites équipes: saisie par photo, indemnités kilométriques, validation et export comptable.
Demander un accèsVoir les ressources gratuites