L'indemnité kilométrique couvre forfaitairement le carburant, l'usure et l'assurance d'un véhicule personnel utilisé pour l'activité. Son montant dépend de la distance parcourue sur l'année, de la puissance fiscale du véhicule et d'un barème par tranches révisé régulièrement. Renseignez la distance de vos déplacements et les coefficients de votre véhicule : le calculateur applique la bonne tranche et affiche le montant annuel, le montant moyen par déplacement et le coût au kilomètre réellement remboursé.
Le calculateur commence par reconstituer la distance professionnelle de l'année : la distance d'un déplacement aller-retour multipliée par le nombre de déplacements. C'est cette distance totale qui détermine la tranche du barème, car le barème est annuel et progressif. Jusqu'à 5 000 km, l'indemnité est simplement la distance multipliée par un coefficient. Entre 5 001 et 20 000 km, le coefficient est plus faible mais un montant fixe s'ajoute, ce qui prolonge la première tranche sans rupture. Au-delà de 20 000 km, un troisième coefficient s'applique à la distance entière. Les trois coefficients et le montant fixe dépendent de la puissance fiscale du véhicule : les valeurs proposées correspondent à un véhicule de 5 CV et se remplacent par celles de votre véhicule. Une majoration en pourcentage est enfin appliquée pour un véhicule électrique. Les limites de tranches, 5 000 km et 20 000 km, sont celles du barème des voitures : elles sont stables depuis longtemps mais restent à vérifier, comme les coefficients, sur le barème publié pour l'année.
Le barème raisonne sur l'année, alors que les notes de frais se font au mois. En pratique, beaucoup d'équipes remboursent chaque déplacement au coefficient de la première tranche, puis régularisent en fin d'année si la distance totale a dépassé 5 000 km. Le calculateur vous donne le montant annuel et le montant moyen par déplacement pour anticiper cette régularisation et vérifier qu'un remboursement mensuel ne s'écarte pas trop du total dû. Il ne calcule pas les péages, le stationnement ni les frais de repas, qui se remboursent à part sur justificatif. Le trajet domicile-travail habituel, les deux-roues, qui ont leur propre barème, et les véhicules de société n'entrent pas dans ce calcul. Les coefficients proposés sont des ordres de grandeur : seules les valeurs publiées pour l'année font foi.
Une indemnité kilométrique se justifie par un relevé des trajets : date, motif, lieu et distance. Sans ce relevé, le montant calculé reste contestable, quel que soit le barème.
Defrayo calcule l'indemnité kilométrique à partir du trajet et du véhicule, puis l'ajoute à la note de frais prête à valider.
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