Glossaire : 34 termes de les notes de frais des petites équipes expliqués

Avance de frais: Somme versée par l'entreprise à une personne avant un déplacement ou une mission, pour lui éviter d'avancer sur ses fonds personnels des dépenses importantes comme l'hébergement ou les billets de transport. À la fin de la mission, la note de frais justifie l'usage de l'avance : le solde est remboursé à la personne ou restitué à l'entreprise. L'avance ne dispense pas de fournir les justificatifs. Elle se distingue de la carte de paiement professionnelle, qui règle directement les dépenses sans passage par le compte personnel.
Voir aussi : Fluidifier la validation des notes de frais.
Avantage en nature: Bien ou service fourni par l'entreprise à une personne pour son usage personnel, qui constitue un élément de rémunération et non un remboursement de frais. Une dépense remboursée par note de frais alors qu'elle n'est pas engagée pour l'activité, par exemple un repas privé ou un trajet personnel, risque d'être analysée comme un avantage en nature avec les conséquences sociales et fiscales qui s'y attachent. C'est l'une des raisons pour lesquelles la politique de frais doit définir clairement ce qui est professionnel et ce qui ne l'est pas.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Barème kilométrique: Grille publiée et révisée régulièrement qui permet de calculer forfaitairement le coût d'utilisation d'un véhicule personnel pour l'activité. Elle se lit par tranches de distance annuelle et par puissance fiscale du véhicule, avec un coefficient par kilomètre et, sur la tranche intermédiaire, un montant fixe ajouté. Une majoration s'applique généralement aux véhicules électriques. Le barème couvre le carburant, l'entretien, l'assurance et la dépréciation, sans qu'il soit nécessaire de justifier chaque poste. L'article comprendre le barème en explique la mécanique.
Voir aussi : Indemnités kilométriques : comprendre le barème, Calculateur d'indemnités kilométriques.
Carte de paiement professionnelle: Carte bancaire rattachée au compte de l'entreprise et confiée à une personne pour régler directement ses dépenses professionnelles. Elle supprime l'avance de fonds personnels et le remboursement, mais pas la note de frais : chaque dépense doit toujours être décrite, catégorisée et justifiée par une pièce, puis rapprochée du relevé bancaire. Dans une petite équipe, elle convient aux personnes qui se déplacent souvent, à condition d'établir des règles d'usage et de contrôler régulièrement les opérations.
Voir aussi : Mettre en place une politique de frais claire.
Catégorie de dépense: Rubrique dans laquelle une dépense est classée au moment de la saisie : déplacement, repas, hébergement, fournitures, indemnités kilométriques, réception. La catégorie détermine les règles applicables, notamment le plafond, la possibilité de récupérer la TVA et le compte comptable d'imputation. Une liste courte, alignée sur le plan comptable de l'entreprise et validée avec le comptable, suffit dans la plupart des petites structures. Choisir la catégorie dès la saisie évite au comptable de deviner la nature de chaque ligne à la clôture.
Voir aussi : Préparer ses notes de frais pour la comptabilité.
Circuit de validation: Enchaînement des étapes par lesquelles passe une note de frais entre sa saisie et son remboursement : soumission par la personne qui a avancé la dépense, contrôle et approbation par un responsable, puis mise en paiement et enregistrement comptable. Dans une petite équipe, le circuit comporte souvent un seul niveau de validation, mais il doit toujours séparer celui qui dépense de celui qui approuve, permettre le refus motivé d'une ligne et conserver l'historique des décisions. L'article fluidifier la validation décrit les blocages fréquents.
Voir aussi : Fluidifier la validation des notes de frais.
Clôture: Moment où l'entreprise arrête ses comptes pour une période, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, et où toutes les dépenses de la période doivent être enregistrées. Les notes de frais en retard ou incomplètes compliquent la clôture : une dépense de décembre remise en février se rattache à l'exercice précédent et peut exiger une écriture de régularisation. Fixer un délai de remise des notes et exporter les frais par période facilite ce travail pour le comptable.
Voir aussi : Préparer ses notes de frais pour la comptabilité.
Dématérialisation: Remplacement des documents papier par des fichiers numériques tout au long du traitement des notes de frais : photo du justificatif au moment de la dépense, saisie dans une application, validation en ligne, archivage et export électroniques. La dématérialisation supprime la ressaisie, réduit les pertes de tickets et rend les pièces consultables instantanément. Les conditions dans lesquelles une copie numérique peut remplacer l'original papier sont à vérifier selon les textes en vigueur et avec votre comptable. L'article passer aux notes de frais numériques décrit la transition.
Voir aussi : Fini le tableur : passer aux notes de frais numériques.
Dépense non remboursable: Dépense que l'entreprise refuse de prendre en charge, soit parce qu'elle n'a pas de lien avec l'activité, soit parce qu'elle dépasse les plafonds fixés, soit parce qu'elle n'est pas justifiée. Les amendes, les dépenses personnelles, les repas hors déplacement ou le trajet domicile-travail habituel figurent souvent dans cette liste. La politique de frais doit les nommer explicitement pour éviter les discussions au moment de la validation, et prévoir le sort des dépenses partiellement remboursables, par exemple un repas remboursé dans la limite du plafond.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Export comptable: Fichier généré à partir des notes de frais validées, destiné au comptable ou au logiciel de comptabilité. Il comporte une ligne par dépense avec la date, la personne, la catégorie, le montant hors taxe, la TVA et le montant total, accompagnée des justificatifs numérotés et rattachés. Un export par période, dans un format convenu à l'avance avec le cabinet, évite les ressaisies et les allers-retours à la clôture. L'article préparer ses notes de frais pour la comptabilité propose un format qui convient à la plupart des cabinets.
Voir aussi : Préparer ses notes de frais pour la comptabilité.
Forfait repas: Mode de remboursement dans lequel l'entreprise verse une somme fixe par repas pris en déplacement, indépendamment du montant réellement dépensé. Il simplifie la gestion, puisque le justificatif ne sert qu'à prouver la situation de déplacement, et rend le coût prévisible. En contrepartie, le forfait peut être supérieur ou inférieur à la dépense réelle et son montant doit rester dans des limites raisonnables. Le comparateur repas au réel ou au forfait permet de chiffrer les deux options.
Voir aussi : Comparateur repas au réel ou au forfait, Remboursement des repas et de l'hébergement.
Frais de déplacement: Ensemble des dépenses engagées pour se rendre sur un lieu d'activité autre que le lieu de travail habituel : billets de train ou d'avion, taxi, location de véhicule, carburant, péage, stationnement, transports en commun. Ils constituent la première catégorie de notes de frais dans la plupart des petites équipes. Chaque dépense se justifie par son billet, son reçu ou son relevé, et se distingue des indemnités kilométriques, réservées à l'usage du véhicule personnel. Le trajet domicile-travail habituel n'en fait en principe pas partie.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Frais de mission: Dépenses liées à une mission ponctuelle hors du lieu de travail habituel, regroupant le transport, les repas, l'hébergement et les frais annexes sur la durée du déplacement. La notion est utile pour rattacher toutes les dépenses d'un même déplacement à un projet ou à un client, ce qui facilite le suivi et, le cas échéant, la refacturation. Une note de frais de mission est souvent remise à la fin du déplacement, avec les justificatifs de chaque poste.
Voir aussi : Remboursement des repas et de l'hébergement.
Frais de réception: Dépenses engagées pour recevoir un client, un partenaire ou un fournisseur, le plus souvent un repas d'affaires, parfois une invitation à un événement. Elles se distinguent du repas pris seul en déplacement par la présence d'un tiers, dont l'identité et l'entreprise doivent être notées sur la note de frais avec le motif de l'invitation. Cette précision conditionne le caractère professionnel de la dépense et le traitement de la TVA. Les plafonds applicables méritent d'être fixés dans la politique de frais.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Frais professionnels: Dépenses engagées par une personne dans l'intérêt de l'entreprise et pour les besoins de son activité, que l'entreprise rembourse sur justificatif ou de façon forfaitaire. Ils couvrent les déplacements, les repas en déplacement, l'hébergement, les petits achats et l'usage du véhicule personnel. Trois conditions reviennent toujours : un lien avec l'activité, une pièce justificative et un montant raisonnable. L'article frais professionnels remboursables : ce qui passe détaille les familles de dépenses et les cas limites.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Grand déplacement: Situation d'une personne qui, en raison de l'éloignement du lieu de mission, ne peut pas regagner son domicile chaque jour et doit se loger et se nourrir sur place. Elle entraîne des frais d'hébergement et de repas plus importants qu'un simple déplacement à la journée, que l'entreprise rembourse au réel ou sous forme d'allocations forfaitaires. Les critères de distance et de durée qui définissent le grand déplacement, ainsi que les montants admis, sont à vérifier selon les textes en vigueur et avec votre comptable.
Voir aussi : Remboursement des repas et de l'hébergement.
Hébergement: Frais de nuitée engagés lors d'un déplacement qui empêche le retour au domicile : hôtel, location de courte durée, chambre d'hôtes. Ils se justifient par une facture au nom de l'entreprise ou de la personne, mentionnant les dates, le nombre de nuits et la TVA. La politique de frais fixe généralement un plafond par nuit, éventuellement modulé selon la ville, et précise si le petit-déjeuner ou les frais annexes sont inclus. L'article remboursement des repas et de l'hébergement décrit les pratiques courantes.
Voir aussi : Remboursement des repas et de l'hébergement.
Historique de validation: Trace conservée pour chaque note de frais des actions effectuées : date de soumission, identité du validateur, décision prise, motif d'un refus, date du remboursement. Cet historique permet de répondre à une question ultérieure sur une dépense, de démontrer que la validation a bien précédé le paiement et de repérer les notes bloquées depuis trop longtemps. Le tableur ou le courriel en gardent une version fragile ; une application dédiée l'enregistre automatiquement à chaque étape.
Voir aussi : Fluidifier la validation des notes de frais.
Indemnité kilométrique: Somme versée à une personne qui utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, calculée à partir de la distance parcourue, de la puissance fiscale du véhicule et du barème kilométrique en vigueur. Elle rembourse forfaitairement le carburant, l'usure, l'entretien et l'assurance, sans justificatif de chaque poste ; en revanche, chaque trajet doit être consigné avec sa date, son motif, son point de départ et sa destination. Le calculateur d'indemnités kilométriques applique les tranches du barème à vos déplacements.
Voir aussi : Calculateur d'indemnités kilométriques, Indemnités kilométriques : comprendre le barème.
Justificatif: Document qui prouve la réalité, la date, le montant et la nature d'une dépense : ticket de caisse, facture, reçu de carte, billet, confirmation de réservation, relevé de péage. Sans justificatif, une note de frais repose sur la seule bonne foi et la dépense ne peut ni être correctement enregistrée ni ouvrir droit à récupération de la TVA. Un bon justificatif est lisible en entier, rattaché à sa ligne de dépense et conservé plusieurs années. L'article les justificatifs à conserver détaille les pièces attendues par type de dépense.
Voir aussi : Note de frais : les justificatifs à conserver.
Note de frais: Document par lequel une personne demande à l'entreprise le remboursement de dépenses qu'elle a avancées pour l'activité. Elle regroupe, pour une période ou une mission, l'ensemble des dépenses avec leur date, leur catégorie, leur montant et leur justificatif, ainsi que les indemnités kilométriques éventuelles. Une fois validée, elle déclenche le remboursement et fournit au comptable les éléments d'enregistrement. La note de frais ne concerne que les sommes avancées par une personne physique ; un achat réglé directement par l'entreprise relève des achats classiques.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Plafond de dépense: Montant maximal que l'entreprise accepte de rembourser pour une catégorie de dépense : prix d'un repas, d'une nuit d'hôtel, classe de transport. Le plafond est fixé dans la politique de frais et peut être modulé selon la situation, par exemple une grande ville ou un déplacement à l'étranger. Une dépense qui le dépasse est remboursée dans la limite du plafond ou refusée, selon la règle retenue. Des plafonds connus de tous évitent les discussions au moment de la validation et donnent à chacun un repère avant d'engager la dépense.
Voir aussi : Mettre en place une politique de frais claire.
Politique de frais: Document interne, souvent d'une à deux pages, qui fixe ce que l'entreprise rembourse, dans quelles limites, avec quels justificatifs, selon quel circuit de validation et à quel rythme. Elle couvre les catégories de dépenses, les plafonds, le mode de remboursement des repas, les règles d'usage du véhicule personnel et le délai de remise des notes. Dans une petite équipe, elle remplace les règles implicites transmises à l'oral. L'article mettre en place une politique de frais claire propose une trame.
Voir aussi : Mettre en place une politique de frais claire.
Puissance fiscale: Caractéristique administrative d'un véhicule, exprimée en chevaux fiscaux et inscrite sur le certificat d'immatriculation, qui sert notamment à déterminer la ligne du barème kilométrique applicable. Plus la puissance fiscale est élevée, plus le coefficient par kilomètre est important, dans la limite d'un plafond au-delà duquel le barème ne progresse plus. Conserver une copie du certificat d'immatriculation dans le dossier de chaque personne qui utilise son véhicule permet de justifier le coefficient retenu lors d'une vérification.
Voir aussi : Indemnités kilométriques : comprendre le barème.
Rapprochement: Vérification consistant à faire correspondre chaque dépense déclarée avec l'opération bancaire qui l'a réglée, sur le relevé du compte de l'entreprise ou sur celui d'une carte de paiement professionnelle. Le rapprochement permet de repérer une dépense payée mais non déclarée, une note saisie deux fois ou un montant qui ne correspond pas au justificatif. Pour les notes de frais avancées sur fonds personnels, il porte sur le remboursement lui-même : chaque virement doit correspondre à une note validée.
Voir aussi : Préparer ses notes de frais pour la comptabilité.
Refacturation: Pratique consistant à facturer au client les frais engagés pour une mission qui le concerne, par exemple les déplacements et l'hébergement d'un consultant ou d'un technicien. Elle suppose que le contrat le prévoie et que les dépenses soient rattachées au bon projet ou au bon client dès la saisie de la note de frais. La refacturation se fait au montant réel ou de façon forfaitaire, selon l'accord conclu, et impose de conserver les justificatifs pour répondre aux demandes du client.
Voir aussi : Frais professionnels remboursables : ce qui passe.
Remboursement: Versement par l'entreprise à la personne qui a avancé une dépense professionnelle, une fois la note de frais validée. Il s'effectue de préférence par virement depuis le compte de l'entreprise, séparément ou en même temps que la paie selon l'organisation retenue avec le comptable, mais toujours de manière traçable. Un rythme fixe, par exemple une date mensuelle, évite les relances et les remboursements dispersés. Le suivi distingue trois états : à valider, à rembourser, remboursé.
Voir aussi : Fluidifier la validation des notes de frais.
Remboursement au réel: Mode de remboursement dans lequel l'entreprise verse exactement le montant figurant sur le justificatif, généralement dans la limite d'un plafond fixé par la politique de frais. Il colle à la dépense et permet, lorsque les conditions sont réunies, de récupérer la TVA mentionnée sur la facture. En contrepartie, il exige un justificatif complet pour chaque dépense et un contrôle ligne par ligne. Il s'oppose au forfait, qui verse une somme fixe quelle que soit la dépense engagée.
Voir aussi : Comparateur repas au réel ou au forfait.
Saisie par photo: Méthode de création d'une ligne de dépense à partir d'une photographie du justificatif prise avec un téléphone au moment de l'achat. L'application lit les informations utiles, date, montant, commerçant, TVA, les prérenseigne et conserve l'image rattachée à la dépense. La saisie par photo supprime la course aux tickets en fin de mois et les erreurs de recopie. Elle demande de cadrer le document en entier et de vérifier les montants lus avant de soumettre la note.
Voir aussi : Note de frais : les justificatifs à conserver, Fini le tableur : passer aux notes de frais numériques.
Tableur de notes de frais: Fichier de calcul, souvent un modèle transmis de personne en personne, dans lequel chaque dépense est saisie à la main avec des formules de totaux et parfois un calcul kilométrique. Le tableur convient à un volume très faible de notes mais atteint vite ses limites : justificatifs stockés ailleurs, validation par courriel sans trace fiable, formules fragiles, ressaisie par le comptable. L'estimateur du temps passé sur les frais permet de chiffrer ce que ce fonctionnement coûte chaque année.
Voir aussi : Estimateur du temps passé sur les frais, Fini le tableur : passer aux notes de frais numériques.
Trajet domicile-travail: Déplacement quotidien entre le domicile d'une personne et son lieu de travail habituel. Il n'est en principe pas considéré comme un déplacement professionnel et ne donne donc pas lieu à indemnités kilométriques ni à remboursement par note de frais, sauf dispositifs particuliers de prise en charge des transports à vérifier selon les textes en vigueur. Lorsqu'une personne part de chez elle directement chez un client, la distance retenue pour l'indemnité kilométrique est en général celle du déplacement professionnel, la politique de frais précisant la règle appliquée.
Voir aussi : Indemnités kilométriques : comprendre le barème.
TVA récupérable: Part de la taxe sur la valeur ajoutée payée sur une dépense professionnelle que l'entreprise assujettie peut déduire, à condition de disposer d'un justificatif qui la mentionne, généralement une facture avec le taux et le montant, et que la dépense entre dans les catégories admises. Certaines dépenses fréquentes en note de frais sont exclues ou encadrées ; les règles sont à vérifier avec votre comptable. L'article la TVA récupérable sur les notes de frais distingue les cas courants.
Voir aussi : La TVA récupérable sur les notes de frais.
Validation: Étape au cours de laquelle un responsable contrôle une note de frais avant remboursement : conformité de chaque ligne à la politique de frais, correspondance entre le justificatif et le montant saisi, exactitude de la catégorie, cohérence des trajets déclarés. Le validateur approuve, refuse une ligne en indiquant le motif ou demande un complément. Une validation rapide, à rythme fixe et documentée par un historique évite les notes qui attendent des semaines et les remboursements contestés.
Voir aussi : Fluidifier la validation des notes de frais.
Véhicule personnel: Véhicule appartenant à une personne, ou loué à son nom, qu'elle utilise pour des déplacements professionnels avec l'accord de l'entreprise. Son usage est indemnisé par les indemnités kilométriques calculées selon le barème et la puissance fiscale, et non par le remboursement du carburant ou des réparations. La politique de frais précise les conditions d'utilisation, notamment l'obligation d'une assurance couvrant les déplacements professionnels, et les informations à consigner pour chaque trajet. Une copie du certificat d'immatriculation est conservée au dossier.
Voir aussi : Indemnités kilométriques : comprendre le barème, Calculateur d'indemnités kilométriques.

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