Note de frais : les justificatifs à conserver

Une note de frais sans justificatif est une note de frais contestable. Le ticket, la facture, le reçu : c'est la preuve de la dépense. Sans lui, le remboursement et la déduction reposent sur la seule bonne foi, ce qui ne suffit pas en cas de contrôle.

Ce qui fait un bon justificatif

• la nature de la dépense et son montant ;
• la date et, si possible, le lieu ;
• la TVA lorsqu'elle est récupérable ;
• un document lisible et complet, pas un bout de ticket effacé.

Le drame du ticket perdu

Le justificatif papier a la fâcheuse habitude de disparaître : oublié dans une poche, effacé par le temps, égaré avant le remboursement. Chaque ticket perdu est une dépense qu'on finit par ne pas se faire rembourser, ou une déduction manquée.

Conserver dans la durée

Les justificatifs se conservent plusieurs années au titre des obligations comptables. Un archivage numérique ordonné rend cette conservation simple et la recherche instantanée, là où un carton de tickets devient vite illisible.

Les cas particuliers à anticiper

Certaines dépenses n'ont pas de ticket au sens classique : un péage réglé par badge, un billet de train acheté en ligne, un abonnement prélevé automatiquement. Le justificatif existe malgré tout, sous forme de relevé, de confirmation par courriel ou de facture téléchargeable. Il faut aller le chercher au bon endroit et le rattacher à la note comme n'importe quel ticket.

Points de contrôle avant de remettre une note

1. chaque ligne de dépense est accompagnée de sa pièce ;
2. le montant du justificatif correspond au montant saisi ;
3. la date figure sur le document et cadre avec le déplacement ;
4. le justificatif est lisible en entier, sans partie coupée ;
5. les pièces manquantes sont signalées plutôt que passées sous silence.

Gagner du temps

Photographier et rattacher chaque justificatif à sa note évite la course aux tickets en fin de mois. C'est aussi ce qui facilite la préparation pour la comptabilité.