Defrayo pour les commerciaux et les équipes terrain : comment se faire rembourser plus vite ?

Photographier plutôt qu'accumuler

Sur la route, un ticket glissé dans une poche a toutes les chances de s'abîmer ou de se perdre avant la fin de la semaine. Conserver un justificatif devient beaucoup plus simple en le photographiant immédiatement avec Defrayo, ce qui évite de reconstituer une semaine entière de mémoire une fois rentré.

Ce geste pris entre deux rendez-vous, sur le parking ou dans le train, prend quelques secondes et libère la soirée qui aurait autrement été consacrée à retrouver et trier des tickets accumulés pendant plusieurs jours de déplacement.

Suivre ses indemnités kilométriques trajet par trajet

Un commercial qui multiplie les visites clients accumule vite des trajets qu'il est difficile de reconstituer après coup. Déclarer chaque trajet au moment où il a lieu, et laisser le calcul du barème kilométrique se faire automatiquement, évite d'avoir à retrouver des distances approximatives en fin de mois.

Un trajet déclaré tout de suite conserve aussi son motif exact, utile si un responsable ou un contrôle demande plus tard à quoi correspond un déplacement inhabituel, une précision bien plus difficile à retrouver plusieurs semaines après coup.

Ne pas avancer indéfiniment les frais de repas et d'hébergement

Les nuits d'hôtel et les repas en déplacement représentent souvent les montants les plus élevés d'une note de frais commerciale. Le remboursement des repas et de l'hébergement suit des règles propres à chaque entreprise, qu'il vaut mieux connaître avant de partir plutôt qu'au moment de régler la note. Le comparateur repas au réel ou au forfait aide l'entreprise à choisir la règle la plus adaptée.

Connaître à l'avance le plafond applicable à une nuit d'hôtel évite aussi la mauvaise surprise d'un remboursement partiel, découverte parfois seulement au moment où la note est enfin validée par le responsable.

Garder une trace claire du chemin parcouru par chaque note

Une note envoyée sans suivi laisse le commercial dans l'incertitude sur son remboursement. Voir sa note passer de l'état à valider à l'état remboursé, comme le permet Defrayo, rassure sur le fait que la pièce n'a pas été oubliée dans un circuit de validation plus large.

Cette visibilité évite aussi d'avoir à relancer soi-même le responsable pour savoir où en est un remboursement, une démarche souvent délicate quand elle doit se répéter chaque mois pour la même raison.

Elle profite aussi au responsable, qui n'a plus à répondre individuellement à chaque question sur l'avancement d'une note, puisque l'état de validation et de remboursement reste visible à tout moment pour la personne concernée, sans échange supplémentaire nécessaire.