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Que vérifier sur une note de frais avant de la valider et de la transmettre au comptable ?

Cette checklist s'adresse aux dirigeants de TPE, aux responsables d'équipe et aux salariés qui engagent des frais. Elle suit l'ordre réel : avant la dépense, au moment du ticket, à la validation, puis à l'export comptable. Elle prolonge les justificatifs à conserver et la validation des notes ; le calculateur kilométrique contrôle les trajets.

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Checklist note de frais complète

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Avant d'engager la dépense

  • Vérifier que la dépense entre bien dans la politique de frais de l'entreprise
  • Demander un accord préalable si le montant dépasse le plafond fixé en interne
  • Choisir le moyen de paiement prévu : carte de l'entreprise ou avance personnelle
  • Pour un déplacement, noter le motif professionnel, la date et les personnes rencontrées
  • Pour un trajet en véhicule personnel, relever le point de départ et le point d'arrivée
  • Vérifier que le véhicule utilisé est bien déclaré à l'entreprise et assuré pour cet usage

Au moment de la dépense

  • Demander une facture ou un ticket lisible avec le nom du commerçant et la date
  • Pour un repas, faire préciser le nombre de convives et noter leurs noms et sociétés
  • Photographier le justificatif dès réception, avant qu'il ne soit froissé ou effacé
  • Vérifier que la photo est nette, entière et que le montant total apparaît
  • Contrôler que la TVA figure sur le document si l'entreprise souhaite la récupérer
  • Renseigner immédiatement la catégorie de dépense et le projet ou client concerné
  • Conserver le ticket papier tant que la règle interne d'archivage l'exige

Avant de soumettre la note de frais

  • Relire chaque ligne : date, montant, catégorie et justificatif attaché
  • Vérifier qu'aucune dépense personnelle ne s'est glissée dans la note
  • Calculer les indemnités kilométriques à partir du barème en vigueur et de la puissance fiscale
  • Contrôler la distance déclarée pour chaque trajet avec un itinéraire de référence
  • S'assurer qu'un même ticket n'a pas été saisi deux fois
  • Indiquer les dépenses payées avec la carte de l'entreprise pour éviter un double remboursement
  • Vérifier que la période couverte correspond bien au mois ou à la mission déclarée
  • Soumettre la note dans le délai prévu par la politique de frais

À la validation par le responsable

  • Confronter chaque dépense à la politique de frais et aux plafonds internes
  • Ouvrir chaque justificatif et vérifier la cohérence avec le montant saisi
  • Contrôler que les repas d'affaires mentionnent bien les invités et le motif
  • Vérifier la vraisemblance des trajets déclarés et de la puissance du véhicule
  • Refuser ou renvoyer les lignes incomplètes avec un commentaire précis
  • Valider la note en une seule fois pour que le remboursement ne soit pas fractionné
  • Noter la date de validation et la date de remboursement prévue

Avant l'export vers la comptabilité

  • Vérifier que toutes les notes du mois sont validées avant l'export
  • Contrôler que chaque ligne porte un justificatif exploitable par le comptable
  • Séparer les montants hors taxe, la TVA et le montant total lorsque la TVA est récupérable
  • Rapprocher les remboursements effectués avec les virements émis
  • Transmettre l'export et les justificatifs dans le format attendu par le cabinet
  • Archiver la note validée et ses pièces selon la durée retenue par l'entreprise

Comment utiliser ce modèle

  • Les trois premières sections sont remplies par la personne qui engage la dépense, les deux dernières par celle qui valide et prépare la comptabilité.
  • La checklist peut être reprise chaque mois ou à la fin de chaque mission ; elle gagne à être affichée là où les tickets sont déposés.
  • Les plafonds, délais et durées d'archivage dépendent de la politique de frais de chaque entreprise et des textes en vigueur, à vérifier régulièrement.

Questions sur ce modèle

Faut-il vraiment conserver le ticket papier une fois photographié ?
Cela dépend de la manière dont l'entreprise organise son archivage et des règles applicables à la conservation des pièces. Une photo nette et complète est souvent acceptée, mais il est prudent de garder l'original quelques mois, le temps de vérifier ce que demande le comptable, à vérifier selon les textes en vigueur.
Que faire si un justificatif est perdu ou illisible ?
Le signaler tout de suite plutôt que de laisser la ligne sans pièce. Une attestation écrite de la personne, une copie de relevé bancaire ou un duplicata demandé au commerçant peuvent servir de pièce de remplacement, selon ce que la politique de frais et le comptable acceptent.
Comment contrôler une indemnité kilométrique sans refaire tout le calcul ?
Vérifier trois éléments suffit le plus souvent : la distance déclarée comparée à un itinéraire de référence, la puissance fiscale du véhicule et le barème appliqué. Un calculateur dédié refait le calcul en quelques secondes et évite les erreurs de tranche ou de coefficient.
Une seule checklist convient-elle pour toute l'équipe ?
Oui si la politique de frais est commune. Les entreprises qui ont des cas particuliers, comme des commerciaux itinérants ou des techniciens avec véhicule de service, peuvent ajouter une section propre à ces situations plutôt que de multiplier les documents.

L'autre modèle de Defrayo

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Defrayo simplifie les notes de frais des TPE et des petites équipes: saisie par photo, indemnités kilométriques, validation et export comptable.

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