Ce modèle s'adresse aux TPE et aux petites équipes qui remboursent des frais à leurs salariés ou dirigeants, sans logiciel ou en complément. Il rassemble sur une page les mentions attendues par la comptabilité et s'appuie sur les frais remboursables et le barème kilométrique ; le comparateur réel ou forfait aide à choisir le remboursement des repas.
La présente note de frais récapitule les dépenses engagées par le demandeur pour le compte de l'entreprise au cours de la période indiquée, dans l'exercice de ses fonctions. Elle est établie en vue de leur remboursement et de leur enregistrement en comptabilité. Chaque dépense est détaillée dans le tableau joint, avec sa date, sa nature, son montant et le numéro du justificatif correspondant.
Pour chaque ligne, le demandeur indique la date, le lieu, la catégorie de dépense, le montant total, le montant de TVA lorsqu'il apparaît sur la pièce, ainsi que le nom du client, du projet ou de la mission concernée. Les repas pris avec des tiers mentionnent le nom des convives et leur société. Les lignes sans justificatif sont signalées comme telles et accompagnées d'une explication écrite.
Les trajets effectués avec un véhicule personnel sont listés avec leur date, leur point de départ, leur destination, leur motif et la distance parcourue. Le montant est obtenu en appliquant à la distance totale le barème kilométrique correspondant à la puissance fiscale du véhicule, tel qu'en vigueur pour l'année concernée. Le demandeur atteste que le véhicule lui appartient ou qu'il en a l'usage habituel, et qu'il est assuré pour les déplacements professionnels.
Je soussigné, demandeur de la présente note, certifie que les dépenses déclarées ont été réellement engagées dans l'intérêt de l'entreprise, qu'elles n'ont fait l'objet d'aucun autre remboursement et que les justificatifs joints sont conformes aux originaux. Je m'engage à fournir tout complément demandé par le responsable ou par le comptable de l'entreprise.
Le responsable désigné vérifie la conformité des dépenses à la politique de frais de l'entreprise, la présence et la lisibilité des justificatifs, ainsi que la cohérence des trajets et des montants. Il valide la note dans son intégralité, la valide partiellement en indiquant les lignes écartées et le motif, ou la renvoie au demandeur pour correction. La date de validation est portée sur le document.
Le montant validé est remboursé selon le mode indiqué par le demandeur, dans le délai prévu par la politique de frais. La note validée et ses justificatifs sont transmis à la comptabilité, qui enregistre les dépenses par catégorie et isole la TVA lorsque sa récupération est possible. L'entreprise conserve la note et ses pièces pendant la durée retenue par ses règles internes, à vérifier selon les textes en vigueur.
Fait à ......................................, le ....................... Signature du demandeur, précédée de la mention « lu et approuvé ». Signature du responsable ayant validé la note, avec son nom, sa fonction et la date de validation. Le cas échéant, visa de la personne chargée du remboursement avec la date du règlement.
Defrayo simplifie les notes de frais des TPE et des petites équipes: saisie par photo, indemnités kilométriques, validation et export comptable.
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