La TVA récupérable sur les notes de frais

Sur de nombreuses dépenses professionnelles, la TVA payée peut être récupérée. Mais toutes les dépenses n'ouvrent pas ce droit, et la récupération suppose un justificatif en règle. Bien suivie, cette TVA représente une économie réelle.

Le principe de récupération

Une entreprise assujettie à la TVA peut, sous conditions, déduire la TVA qu'elle a payée sur ses achats professionnels. Encore faut-il que la dépense soit engagée pour l'activité et que le justificatif fasse apparaître la TVA.

Ce qui ouvre droit, ou non

• la TVA sur de nombreux achats professionnels est récupérable ;
• certaines dépenses suivent des règles particulières, comme les repas ou les véhicules ;
• sans justificatif mentionnant la TVA, pas de récupération possible.

Ne pas passer à côté

Beaucoup d'entreprises perdent de la TVA récupérable faute de la renseigner. Noter le montant de TVA sur chaque dépense, dès la saisie, évite cet oubli et fait gagner de l'argent au fil de l'année.

Les mentions à vérifier sur le justificatif

• le montant hors taxe et le montant de la TVA, ligne par ligne ou en total ;
• le taux appliqué, surtout quand plusieurs taux coexistent sur une même facture ;
• l'identification du fournisseur ;
• le nom de l'entreprise, souvent demandé au-delà de petits montants.

Quand l'une de ces mentions manque, la récupération devient incertaine. Demander une facture complète au moment du paiement prend quelques secondes, alors que la réclamer plusieurs semaines plus tard tient souvent de la mission impossible.

Organiser le suivi au quotidien

Le suivi de la TVA ne devrait pas dépendre de la mémoire de chacun. Une saisie qui prévoit un champ TVA pour chaque dépense, avec un rappel quand il reste vide, transforme une corvée de fin de trimestre en réflexe quotidien. Le comptable reçoit alors des données prêtes à contrôler, plutôt qu'à reconstruire.

Faciliter le comptable

Une TVA renseignée dépense par dépense simplifie grandement le travail de votre comptable et fiabilise votre déclaration. C'est un réflexe qui se prend dès la collecte des justificatifs.